Automatisch, wenn alles eindeutig ist
Vollständige und konsistente Fälle werden ohne unnötige manuelle Arbeit verarbeitet.
Automatisierte Spesenabrechnung
Für Speditionen ab etwa 50 Fahrern
Fahrerdaten rein. Fertige Spesenabrechnung raus.
Spediflow ist eine Softwareplattform für Speditionen und
Transportunternehmen zur automatisierten Spesenabrechnung
von Berufskraftfahrern.
Telematik-, Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten werden
zusammengeführt, eindeutige Fälle automatisch berechnet und
nur Abweichungen gezielt zur Prüfung vorgelegt.
Im normalen Abrechnungsprozess ist dafür keine zusätzliche
Dateneingabe durch den Fahrer erforderlich.
Die Anwendung
Kein Blackbox-Rechner. Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar.
Spediflow ist eine modulare Prozessplattform für Speditionen. Die automatisierte Spesenabrechnung ist das erste eigenständig angebotene Modul. Dafür führt Spediflow bereits heute Telematik-, Mitarbeiter-, Abwesenheits-, Arbeitszeit- und Regelwerksdaten in einer gemeinsamen Prozessbasis zusammen.
Gezielte Prüfung statt Tabellenchaos
Fehlende oder widersprüchliche Daten werden klar als Prüf- oder Sonderfall ausgewiesen.
Fertige Ergebnisse für die Buchhaltung
Monatsabschluss, steuerliche Aufteilung sowie PDF- und CSV-Ausgaben entstehen in einem kontrollierten Ablauf.
Funktionsweise
Automatisch, wo die Daten eindeutig sind.
Spediflow automatisiert nicht blind. Jeder Abrechnungsfall erhält einen klaren Status. Dadurch konzentriert sich das Büro nur auf die Fälle, bei denen tatsächlich eine Entscheidung erforderlich ist.
Automatikfall
Zeiten, Orte, Mitarbeiterdaten und Regelwerk sind vollständig. Der Betrag wird automatisch berechnet und benötigt keine weitere Bearbeitung.
Prüfbedarf
Daten fehlen oder widersprechen sich. Spediflow zeigt, welche Information geprüft oder ergänzt werden muss.
Sonderfall
Beispielsweise bei Telematikausfall, fehlender Fahrerkarte oder einer notwendigen manuellen Korrektur. Änderungen bleiben nachvollziehbar dokumentiert.
Laufender Pilotbetrieb
Im realen Fahreralltag erprobt.
Spediflow wird seit Mai 2026 im laufenden Pilotbetrieb mit bis zu 16 Fahrern eingesetzt. Das entspricht einer rechnerischen Größenordnung von bis zu rund 320 Fahrer-Tagen pro Monat. Durchschnittlich weisen dabei nur etwa fünf Fahrer-Tage pro Monat Prüfbedarf auf. Der weit überwiegende Teil wird ohne manuelle Prüfung verarbeitet.
Prüfbedarf entsteht insbesondere dann, wenn Daten oder Arbeitszeiten vom erwarteten Ablauf abweichen. Solche Fälle werden bewusst nicht automatisch freigegeben, sondern mit den relevanten Informationen zur gezielten Kontrolle vorgelegt.
Seit Mai 2026
Laufender Pilotbetrieb
Fortlaufende Tests mit realen Abrechnungsabläufen.
bis zu 16
Fahrer im Pilotumfang
Im laufenden Test- und Pilotbetrieb.
bis zu ≈ 320
Fahrer-Tage pro Monat
Rechnerische Größenordnung bei rund 20 Tagen je Fahrer.
Ø ≈ 5
Fahrer-Tage mit Prüfbedarf
Durchschnitt pro Monat im bisherigen Pilotbetrieb.
Stand: September 2026.
Die Angaben beziehen sich auf den laufenden Pilotbetrieb und sind für
die öffentliche Darstellung teilweise gerundet. Ergebnisse können je
nach Datenqualität, Einsatzstruktur und betrieblichen Regeln abweichen.
Berechnungsgrundlage
Arbeitszeit und maßgebliche Abwesenheit können voneinander abweichen.
Abhängig von der betrieblichen und steuerlichen Einordnung kann neben den Telematikzeiten auch der Weg zwischen Wohnort und maßgeblichem Einsatzort relevant sein. Spediflow kann diese Routingzeiten regelbasiert berücksichtigen und dokumentiert die verwendete Grundlage.
Mehr dazu: Arbeitszeit vs. Abwesenheitszeit bei Lkw-Fahrern
Telematikzeiten
Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen, Fahrerkartenereignisse und verfügbare Positionsdaten.
Mitarbeiterdaten
Wohnort, Einsatzort, Fahrerzuordnung, Abwesenheiten und betriebliche Regelungen.
Routingdaten
Erforderliche Strecken- und Fahrzeitinformationen für die konfigurierte Berechnungslogik.
Spesenlogik
Gesetzliche Pauschalen und betriebliche Zahlungen sauber getrennt.
Das Regelwerk wird auf die tatsächlichen Vorgaben des Unternehmens abgestimmt. Verwendete Regeln und Änderungen bleiben nachvollziehbar.
Steuerfreie Bestandteile
Gesetzliche Verpflegungspauschalen
Inlands- und Auslandspauschalen
An-, Ab- und Zwischentage
Konfigurierte Mahlzeitenkürzungen
Gültigkeitszeiträume und Fahrergruppen
Betriebliche Bestandteile
Zusätzliche Zahlungen und Zuschläge
Individuelle Zusatzzahlungen
Unterschiedliche Fahrer- und Tarifgruppen
Getrennte steuerliche Ausweisung
Individuell abgestimmte Exportstruktur
Integrationen
Bestehende Systeme bleiben bestehen.
Spediflow ersetzt weder Ihre Telematik noch Ihr Personalprogramm. Vorhandene Daten werden in den Abrechnungsprozess übernommen. Die gemeinsame Datenbasis ist so aufgebaut, dass sie künftig auch von weiteren Spediflow-Modulen genutzt werden kann.
Fleetboard Direkt verfügbar
RIO Projektbezogen
Webfleet Projektbezogen
Weitere Systeme Nach Prüfung
CSV-Import Verfügbar
Direkte Fleetboard-Integration
Fahrer-, Fahrzeug- und verfügbare Telematikdaten werden über die
eingerichtete Verbindung übernommen.
Weitere Systeme projektspezifisch
Je nach Anbieter über API, Push-Export, zyklischen Export oder
strukturierten Dateiimport.
Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten
Übernahme aus bestehenden Personalprogrammen oder strukturierten
CSV-Dateien.
Individuelle Ausgaben
PDF, CSV und abgestimmte Ausgabestrukturen für den vereinbarten
Buchhaltungs- oder Lohnprozess.
Betrieb und Einführung
Standardmäßig als betreute SaaS-Lösung.
Spediflow wird im Regelfall auf Infrastruktur in Deutschland bereitgestellt. Einrichtung, Updates und Support werden zentral begleitet. Dadurch entsteht für den Kunden kein eigener Serverbetriebsaufwand. Künftige Module können innerhalb derselben Plattform ergänzt werden, ohne die bestehende Grundinstallation neu aufzubauen.
Optionale Kundeninstallation:
Eine Docker-Installation auf der Infrastruktur des Kunden ist bei
entsprechenden technischen, datenschutzrechtlichen oder
organisatorischen Anforderungen ebenfalls möglich und wird gesondert
kalkuliert.
Preismodell
Klare Einstiegspreise. Kalkulation nach tatsächlichem Umfang.
Die Einführung beginnt ab 5.000 Euro netto. Der laufende Betrieb beginnt ab 500 Euro monatlich. Der konkrete Preis richtet sich nach Fahreranzahl, Datenquellen, Integrationen und Exportanforderungen.
Einführung ab 5.000 €
Analyse, Einrichtung, Datenübernahme, Regelkonfiguration und Begleitung bis zum produktiven Abrechnungslauf.
Betrieb ab 500 € monatlich
Preisstaffel nach Fahreranzahl und tatsächlich verarbeitetem Abrechnungsumfang.
Zusätzlicher Projektumfang
Neue Integrationen, besondere Exportlogiken oder Kundeninstallationen werden vorab transparent abgestimmt.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Fragen vor einer Einführung.
Spediflow übernimmt Telematik-, Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten,
berechnet eindeutige Fälle automatisch und zeigt Abweichungen gezielt
als Prüf- oder Sonderfälle an. Nach der Kontrolle kann der Monat
abgeschlossen und ausgegeben werden.
Fleetboard ist derzeit als direkte Integration verfügbar. Weitere
Systeme werden abhängig von API, Push-Export, zyklischem Export oder
strukturiertem Dateiimport projektspezifisch angebunden.
Der Fall wird nicht blind automatisch freigegeben. Spediflow zeigt,
welche Daten fehlen oder voneinander abweichen. Der Fall kann geprüft
und nachvollziehbar ergänzt werden.
Nach dem Monatsabschluss stehen PDF- und CSV-Ausgaben bereit.
Steuerfreie, pauschal zu versteuernde und gegebenenfalls
steuerpflichtige Bestandteile werden getrennt ausgewiesen.
Nein. Standardmäßig wird Spediflow als betreute SaaS-Lösung auf
Infrastruktur in Deutschland bereitgestellt. Eine Docker-Installation
beim Kunden ist bei besonderen Anforderungen optional möglich.
Die Einführung beginnt ab 5.000 Euro netto, der laufende Betrieb ab
500 Euro monatlich. Die genaue Kalkulation richtet sich nach
Fahreranzahl, Datenquellen, Integrationen und Exportanforderungen.
Wissen & Praxis
Wissen zur automatisierten Spesenabrechnung
Praxiswissen zu Spesenabrechnung, Telematikdaten, Abwesenheitszeiten und automatisierten Prozessen in Speditionen.
Wirtschaftlichkeit & Compliance
Manuelle Spesenabrechnung: Welche Kosten entstehen einer Spedition wirklich?
Veröffentlicht am 06.10.2026
Was kostet die manuelle Spesenabrechnung einer Spedition tatsächlich? Der Aufwand besteht nicht nur aus der eigentlichen Berechnung. Datenerfassung, Prüfung, Rückfragen, Korrekturen, Monatsabschluss und Lohnübergabe verursachen ebenfalls Arbeitszeit. Mit einem einfachen Rechenmodell lässt sich der eigene Aufwand realistisch ermitteln.
Tachograph & Fahrerkarte
Fahrerkarte vergessen: Was bedeutet das für die Spesenabrechnung?
Veröffentlicht am 06.10.2026
Was passiert mit der Spesenabrechnung, wenn ein Lkw-Fahrer seine Fahrerkarte vergessen hat? Entscheidend ist die Datenlage: Fehlen fahrerbezogene Zeit- oder Aktivitätsdaten, reichen Fahrzeug- und Telematikdaten allein nicht automatisch für eine sichere Berechnung. Der Artikel zeigt, welche Informationen weiterhin vorliegen können und wann eine manuelle Prüfung erforderlich wird.
Abwesenheit & erste Tätigkeitsstätte
Dreimonatsfrist bei Berufskraftfahrern: Wann gilt sie – und wann nicht?
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Gilt für Lkw-Fahrer nach drei Monaten automatisch keine Verpflegungspauschale mehr? Nein. Die Dreimonatsfrist greift nur bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte. Gerade bei Berufskraftfahrern mit wechselnden Routen und Einsatzorten muss deshalb genau unterschieden werden.
Nächster Schritt
Sehen Sie Spediflow anhand Ihres tatsächlichen Prozesses.
Für eine erste Einschätzung benötigen wir lediglich Ihre Fahreranzahl, das eingesetzte Telematiksystem, die Quelle Ihrer Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten sowie das gewünschte Ausgabeformat.
Direkt erreichbar
08742 9790876