Spesenabrechnung für Speditionen Heimwegberechnung inklusive

Die einzige Spesenabrechnung, die den Heimweg kennt.

SpediFlow automatisiert die Spesenabrechnung für Speditionen ab 50 Fahrern — rechtskonform, mit echter Heimwegberechnung, offener Telematik-Anbindung und individuell konfigurierbarer Spesenlogik. Nicht irgendwie. Sondern so, wie Ihr Betrieb und das Finanzamt es erwarten.

Warum Heimweg?
50+ Fahrer Mindestgröße
≈ 2 Wo. Entlastung / Monat
bei 300 Fahrern
100% Hosting in Deutschland
3 Quellen Telematik + Google + Firmendaten
Das entscheidende Detail

In Deutschland ist der Heimweg Pflicht — nicht optional.

Das Steuerrecht verlangt für die steuerfreie Auszahlung von Verpflegungsmehraufwand den Nachweis der tatsächlichen Abwesenheit vom Wohnort — nicht vom Betrieb. Das bedeutet: Die Fahrtzeit von zuhause zum Einsatzort und zurück muss in die Abwesenheitsberechnung einfließen.

Was andere Tools machen

Sie berechnen die Arbeitszeit — also von Arbeitsstart bis Arbeitsende. Der Heimweg fehlt. Die Abwesenheit ist zu kurz. Die Spesen sind falsch.

Was SpediFlow macht

SpediFlow berechnet den Heimweg via Google Maps — inklusive tatsächlicher Verkehrslage zum Abfahrtszeitpunkt. Die steuerliche Abwesenheit beginnt, wenn der Fahrer das Haus verlässt.

Was das bedeutet

Korrekte Schwellenzeiten (8h/24h). Korrekte Verpflegungspauschalen. Keine angreifbaren Abrechnungen bei Betriebsprüfungen. Rechtssicherheit für Unternehmen und Fahrer.

Warum bieten das andere nicht an? Heimwegberechnung erfordert die Kombination aus hinterlegtem Wohnort, echtem Arbeitsstart aus der Telematik und einer Routing-API mit Verkehrsdaten. Viele Tools kennen weder den Wohnort noch haben sie eine Telematik-Anbindung. SpediFlow verbindet alle drei Quellen automatisch.
Wie es funktioniert

Drei Datenquellen. Ein belastbares Ergebnis.

SpediFlow kombiniert Telematikdaten, Firmendatenbank und Google Maps zu einer Spesenabrechnung, die steuerlich standhält — vollautomatisch für Standardfälle, mit gezielter Kontrolle für Ausnahmen.

1
Telematikdaten einlesen GPS-Daten, Fahrzeiten und Fahrerkartenereignisse werden automatisch aus dem angebundenen Telematik-System (z.B. Fleetboard, RIO oder andere) importiert und normalisiert.
2
Aufenthalte und Zeiten erkennen SpediFlow erkennt Stopps, Arbeitsbeginn, -ende und Pausen aus den Rohdaten — ohne manuelle Eingabe.
3
Heimweg berechnen Google Maps berechnet Fahrzeit von Wohnort zu erstem Einsatzort und zurück — inklusive Verkehr zum tatsächlichen Zeitpunkt.
4
Abgleich mit Firmendatenbank Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten und Tourdaten werden gegengeprüft. Abweichungen werden sofort erkannt.
5
Spesen nach Ihren Regeln berechnen Verpflegungspauschalen werden auf Basis der tatsächlichen steuerlichen Abwesenheit berechnet — nach Ihrer individuell konfigurierten Spesenlogik (gesetzliche Basis + optionale pauschal versteuerte Zusatzzahlungen).
6
Fallklassifizierung Jeder Fall landet in einer von drei Kategorien: Automatikfall, Prüfbedarf oder Sonderfall.
Datenquellen
Telematik-Systeme Fleetboard, RIO, weitere auf Anfrage – GPS, Fahrzeiten, Fahrerkarte, Stopps
Google Maps API Heimweg, Verkehr, Entfernung
Firmendatenbank Mitarbeiter, Abwesenheiten, Tourdaten
Kontrollsystem

SpediFlow vergleicht automatisch Telematik gegen Firmendaten. Bei Abweichungen gibt es keine automatische Freigabe.

→ Zeiten werden gegengeprüft
→ Orte werden verifiziert
→ Abwesenheiten werden berücksichtigt
→ Tourdaten fließen ein
Konfigurierbare Spesenlogik

Ihre Spesenregeln. Ihr Tarifgefüge. Unser Rechenkern.

Kein starres Schema. SpediFlow trennt sauber zwischen der gesetzlichen Verpflegungspauschale und betrieblichen Zusatzzahlungen — und rechnet beides parallel, transparent und lohnsteuerlich korrekt zugeordnet.

Teil 1 · Steuerfrei

Gesetzliche Verpflegungspauschale

Automatische Anwendung der gesetzlich festgelegten Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG — auf Basis der echten steuerlichen Abwesenheit inklusive Heimweg. Schwellenwerte, Abzüge für gestellte Mahlzeiten und Auslandspauschalen werden regelkonform berechnet.

Eintägige Abwesenheit ab 8 Stunden
Mehrtägige Abwesenheit — An-, Ab- und Zwischentage
Auslandspauschalen nach BMF-Tabelle
Automatische Kürzungen bei gestellter Verpflegung
Aktualisierung bei Gesetzesänderungen inklusive
Teil 2 · Pauschal versteuert

Betriebliche Zusatzzahlungen

Was über die gesetzliche Pauschale hinausgeht, können Sie individuell konfigurieren — pro Mandant, Tarifvertrag, Fahrergruppe oder Einsatzart. SpediFlow kennzeichnet diese Beträge automatisch als pauschal versteuert und weist sie im Export getrennt aus.

Eigene Sätze je Abwesenheitsstufe
Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge
Auslands- und Langstreckenzuschläge
Gruppen- und mandantenspezifische Regeln
Lohnsteuerlich korrekte Trennung im Export
# Beispielhafter Auszug einer Mandantenkonfiguration
gesetzlich_inland_ab_8h: 14,00 € # steuerfrei, automatisch
gesetzlich_inland_ab_24h: 28,00 € # steuerfrei, automatisch
zusatz_inland_ab_8h: 6,00 € # pauschal versteuert
zusatz_inland_ab_24h: 12,00 € # pauschal versteuert
zuschlag_nacht_22_06: 5,00 € # Zusatzzahlung Nachtfahrt
zuschlag_sonn_feiertag: 8,00 € # Zusatzzahlung Sonn-/Feiertag
gruppe: "Fernverkehr_DE" # Regelset bindend für Fahrergruppe

Die Konfiguration erfolgt pro Mandant — bei Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften oder Tarifwerken parallel. Änderungen werden versioniert und wirken ab dem hinterlegten Gültigkeitsdatum. Für Betriebsprüfungen ist jederzeit nachvollziehbar, welche Regel zu welchem Zeitpunkt galt.

Fallklassifizierung

Kein blindes System. Jeder Fall hat einen Status.

SpediFlow gibt nie automatisch frei, wenn etwas nicht stimmt. Die Klassifizierung trennt, was direkt ausgezahlt werden kann, von dem, was Aufmerksamkeit braucht.

Automatikfall

Alle Daten konsistent. Telematik, Firmendatenbank, Heimweg — alles passt zusammen. Spesen sind berechnet. Keine weitere Aktion nötig. Der Großteil aller Fälle landet hier.

Prüfbedarf

Unstimmigkeit erkannt. Zeiten, Orte oder Abwesenheiten weichen ab. SpediFlow zeigt genau, wo und warum. Manuelle Prüfung erforderlich, bevor der Fall freigegeben wird.

Sonderfall

Manuelle Bearbeitung. Fahrerkarte vergessen, Telematikausfall, manueller Eintrag. Disponenten können Zeiten, Orte und Spesen anpassen. Vollständiger Änderungsverlauf bleibt erhalten.

Detailansicht

Jeder Fall — vollständig nachvollziehbar.

Für Betriebsprüfungen, interne Kontrolle und Steuerberater: SpediFlow dokumentiert jeden Schritt der Berechnung.

Route GPS-Verlauf des gesamten Arbeitstages — Einsatzorte, Stopps, gefahrene Strecke.
Zeitverlauf Arbeitsstart, Arbeitsende, Pausen, Abwesenheitsdauer — inklusive berechneter Heimwegzeit.
Berechnung Wie die Verpflegungspauschale entstanden ist — gesetzlicher Anteil und pauschal versteuerte Zusatzzahlung getrennt ausgewiesen.
Heimweg Google-Berechnung mit tatsächlicher Verkehrslage — Wohnort zu Einsatzort und zurück.
Datenquellen Welche Daten aus Telematik, Google und Firmendatenbank in die Berechnung eingeflossen sind.
Änderungsverlauf Wer hat was wann geändert — für interne Revision und Betriebsprüfungen.
Datenbasis

Automatik funktioniert nur mit sauberen Daten.

SpediFlow ist kein Rechenmodul, das irgendwie mit Daten gefüttert wird. Die Stammdatenpflege ist ein integrierter Teil des Systems.

Mitarbeiterverwaltung

Stammdaten, Wohnort (Basis der Heimwegberechnung), Einsatzort, Standardfahrzeug, IBAN, Personalnummer, Fahrergruppe/Tarifzugehörigkeit — alles an einem Ort. CSV-Import für bestehende Mitarbeiterlisten.

Abwesenheitsverwaltung

Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub, Schulungen — werden direkt in die Spesenlogik eingebunden. Kein Fahrer im Urlaub bekommt Spesen. CSV-Import für externe Abwesenheitsdaten.

Exporte

Ergebnisse, die direkt weiterverarbeitet werden können.

SpediFlow liefert keine rohen Daten — sondern aufbereitete Exports, die direkt in Buchhaltung, Steuerberater-Software oder Auszahlungsprozesse eingespeist werden können.

Buchhaltungsexport

Saubere Trennung zwischen steuerfreiem und pauschal versteuertem Anteil. Standardisiertes Format für gängige Buchhaltungssysteme.

Steuerberater-Export

Aufbereitung nach steuerlichen Vorgaben — inklusive Quellennachweis, Konfigurationsversion und Abwesenheitsdokumentation.

Sammelüberweisung

Direkt auszahlungsbereit. Summen je Mitarbeiter für den nächsten Überweisungslauf.

Mitarbeiter-PDF + Mail

Individuelle Spesenabrechnung als PDF — direkt aus SpediFlow per Mail an den Fahrer versendbar.

Rollen & Rechte

Jede Rolle sieht, was sie braucht — und nicht mehr.

SpediFlow ist für Speditionen mit mehreren Beteiligten gebaut. Zugriffe sind klar getrennt — ohne Konfigurationsaufwand.

Admin
Vollzugriff auf alle Module
Benutzer- und Rollenverwaltung
Integrationen konfigurieren
Mandanteneinstellungen
Spesenregeln festlegen
Büro / Disposition
Spesen prüfen und freigeben
Sonderfälle bearbeiten
Mitarbeiter einsehen
Abwesenheiten pflegen
Prüfbedarf bearbeiten
Buchhaltung
Exporte herunterladen
Buchhaltungsansicht
PDF-Berichte
Sammelüberweisung
Keine Bearbeitungsrechte
Fahrer (optional)
Eigene Spesen einsehen
Eigene Abwesenheiten
Korrekturen einreichen
Transparenz über Berechnung
Kein Zugriff auf andere Fahrer
Integrationen

Offene Architektur — Ihre Systeme bleiben Ihre Systeme.

SpediFlow ist telematik- und systemagnostisch aufgebaut. Was bereits läuft, soll weiter laufen — die Daten fließen jetzt zusätzlich in eine belastbare Spesenberechnung ein.

Live Fleetboard
Live RIO
Auf Anfrage Weitere Telematik-Systeme
Auf Anfrage Individuelle API-Anbindung
Telematik-Anbindung (systemoffen) Direkte API-Integrationen u.a. für Fleetboard und RIO. Weitere Telematikanbieter werden pro Kunde individuell angebunden — maßgeblich sind verfügbare Schnittstellen und Datenformate, nicht der Hersteller.
Google Maps Platform Ausschließlich für Heimwegberechnung. Wohnort ↔ Einsatzort mit tatsächlicher Verkehrslage. Keine identifizierenden Fahrerdaten werden weitergegeben.
CSV-Import Mitarbeiter, Abwesenheiten und Stammdaten aus bestehenden Excel-Listen oder Personalverwaltungssystemen.
Individuelle Anpassung pro Betrieb Jede Spedition hat gewachsene Prozesse. SpediFlow wird im Onboarding auf Ihre Systemlandschaft, Tarifstruktur und Exportanforderungen konfiguriert — ohne Eigenentwicklung auf Ihrer Seite.
SpediFlow wächst mit euch

Was heute Spesenabrechnung ist, wird morgen die operative Zentrale Ihrer Spedition.

SpediFlow ist kein abgeschlossenes Produkt. Es ist eine wachsende Plattform für Speditionen — gebaut auf der gleichen Datenbasis, die heute die Spesen antreibt.

Live
Automatische Spesenabrechnung Telematik + Heimwegberechnung + Fallklassifizierung
Live
Konfigurierbare Spesenlogik Gesetzlich + pauschal versteuerte Zusatzzahlungen pro Mandant
Live
Mitarbeiterverwaltung Stammdaten, Wohnort, Einsatzort, CSV-Import
Live
Abwesenheitsverwaltung Urlaub, Krankheit, Import aus externen Systemen
In Entwicklung
Tourplanung Fahrerzuweisung, Abwesenheitsabgleich, Disposition
Geplant
Fahrer-App Eigene Spesen, Korrekturen, Transparenz für Fahrer
Häufige Fragen

Was Disponenten und Buchhaltungen wirklich wissen wollen.

Das deutsche Steuerrecht (§ 4 Abs. 5 EStG) verlangt für die steuerfreie Auszahlung von Verpflegungsmehraufwand den Nachweis der tatsächlichen Abwesenheit vom Wohnort — nicht vom Betrieb. Der Heimweg (Fahrzeit von zuhause zum Einsatzort) zählt zur steuerlichen Abwesenheit. Ohne diese Berechnung sind die Abwesenheitszeiten zu kurz, die Schwellen (8h/24h) werden falsch berechnet und die Auszahlungen stimmen nicht. Bei einer Betriebsprüfung ist das angreifbar.
Die Arbeitszeit beginnt, wenn der Fahrer die Arbeit aufnimmt — also typischerweise am Fahrzeug. Die steuerlich relevante Abwesenheit beginnt, wenn er das Haus verlässt. Der Heimweg (Wohnort → Einsatzort und zurück) ist Teil der steuerlichen Abwesenheit, nicht der Arbeitszeit. Viele Spesentools messen nur die Arbeitszeit und liefern damit systematisch zu niedrige Abwesenheitszeiten — und damit falsche oder zu niedrige Spesenauszahlungen.
SpediFlow ist telematik-agnostisch aufgebaut. Direkte Anbindungen bestehen unter anderem an Fleetboard und RIO. Weitere Systeme können über die offene Integrationsarchitektur angebunden werden — individuell pro Kunde. Maßgeblich ist nicht, welches Telematik-System im Einsatz ist, sondern dass die relevanten Rohdaten (GPS, Fahrzeiten, Fahrerkartenereignisse) strukturiert übergeben werden können. Im Onboarding prüfen wir Ihre bestehende Systemlandschaft und richten die passende Anbindung ein.
Ja. SpediFlow trennt sauber zwischen der gesetzlichen Verpflegungspauschale (steuerfrei nach § 9 Abs. 4a EStG) und betrieblichen Zusatzzahlungen, die pauschal versteuert werden. Unternehmen können eigene Sätze, Schwellenwerte, Zuschläge (Nacht, Wochenende, Feiertag, Auslandsreisen) und Sonderregelungen pro Mandant, Tarifvertrag oder Fahrergruppe konfigurieren. Änderungen werden versioniert und wirken ab dem hinterlegten Gültigkeitsdatum. Die Aufteilung steuerfrei/pauschal versteuert erfolgt automatisch und wird im Buchhaltungsexport getrennt ausgewiesen.
SpediFlow erkennt fehlende oder unvollständige Telematikdaten automatisch und klassifiziert den Fall als Sonderfall. Disponenten können Zeiten, Orte und Spesen manuell ergänzen oder korrigieren. Jede Änderung wird im Änderungsverlauf dokumentiert — für Betriebsprüfungen und interne Revision.
Ja. SpediFlow wird auf Serverinfrastruktur in Deutschland betrieben. Personenbezogene Fahrerdaten verlassen nicht den deutschen Rechtsraum. Die Google Maps API wird ausschließlich für die Heimwegberechnung verwendet — es werden keine identifizierenden Fahrerdaten an Google übertragen, sondern nur Koordinaten (Wohnort und Einsatzort).
SpediFlow ist für Speditionen ab 50 Fahrern ausgelegt. Ab dieser Größe wird der manuelle Aufwand für Spesenabrechnung, Prüfung und Buchhaltungsübergabe zum messbaren Kostenfaktor. Bei 300 Fahrern entspricht der monatliche Aufwand realistisch rund zwei Wochen Vollzeitarbeit — den SpediFlow auf wenige Stunden reduziert.
Nächster Schritt

Sehen Sie SpediFlow live — zugeschnitten auf Ihren Betrieb.

Kein generisches Demo. Wir zeigen Ihnen SpediFlow anhand Ihrer Prozesse, Ihrer Telematikstruktur, Ihrer Tarif- und Spesenregeln — damit Sie sehen, was in Ihrem konkreten Setup möglich ist.

Direkt erreichbar 08742 9790876
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